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5 Aspectos Fundamentais na Administração de Condomínios

5 Aspectos Fundamentais na Administração de Condomínios

A administração de condomínios não é tarefa fácil e exige do administrador atenção e dedicação redobrada a todos os aspectos que a envolvem:

  • Manutenção, funcionários, fornecedores, operações, limpeza E higiene, contabilidade, comunicação e relacionamento com os condóminos.

É necessário trabalhar a disciplina pessoal e o bom relacionamento para que não entre numa situação insustentável que fará mal a sua saúde e não trará benefícios ao condomínio. Assim, listamos 5 aspectos fundamentais.

 

1. EQUILÍBRIO EMOCIONAL E PACIÊNCIA

O equilíbrio e a paciência são fundamentais em todos os aspectos da vida, principalmente, quando temos de lidar com tantas opiniões diferentes.

O administrador deve pensar sempre no bem comum e não se deixar levar por ânimos mais exaltados.

Outra dica será manter a informação sobre as regras de convivência actualizada e conhecida de todos.

Mantenha a calma nas discussões, tente analisar os prós e contras e nunca tome decisões no calor das discussões.

 

2. ADMINISTRAÇÃO ORGANIZADA

É fundamental ter a administração, as finanças e o fluxo financeiro organizado a tempo não deixando passar o momento certo para fazer os pagamentos, os recebimentos e os registos:

  • Salário dos funcionários.
  • Contas de água e luz.
  • Orçamento previsional para controlo de receitas e despesas num período específico.
  • Emissão de recibos
  • Plano de contas

Estes aspectos financeiros não podem fazer descorar outros:

  • Actas e circulares
  • Informação actualiza e dentro do prazo
  • Informação de utilidade pública
  • Selecionar e treinar funcionários
  • Zelar pelo ambiente e estrutura comum
  • Apoiar no relacionamento inter-moradores sempre que este afecte o condomínio

3. SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO

A manutenção tem a importância preventiva de manter as estruturas, os espaços comuns e os equipamentos, como geradores, p.ex. em condições óptimas para que não haja problemas e despesas fora do previsto.

O administrador deve verificar os prós e contras em ter ou não uma empresa especializada para as manutenções e no caso da manutenção interna, verificar e formar os funcionários para esta tarefa.

Exija a verificação do trabalho feito e um registo de obra para arquivo e controlo.

No caso de funcionários externos tenha em conta a identificação por motivos de segurança tendo em conta a entrada de pessoas estranhas ao condomínio.

 

4. PRESTAÇÃO DE CONTAS

O condomínio exige algumas obrigações aos condóminos com carácter financeiro.

Como em todas as organizações, as finanças devem estar com as contas em dia e estas devem ser apresentadas a todos os condóminos nos prazos acordados. O melhor será ter a contabilidade organizada em prazos curtos, p.ex. ao mês e que esteja acessível a todos.

  • Mantenha os pagamentos em dia (pode ser necessário exigir o pagamento aos condóminos dentro dos prazos)
  • Tente chegar a uma taxa de condomínio que permita gerar saldo positivo para qualquer emergência.
  • Proponha em conjunto soluções para acabar com os atrasos nos pagamentos da taxa de condomínio
  • Procurar mais do que uma proposta para reparações e obras no condomínio
  • Solicitar recibos e facturas sempre que fizer um pagamento. No caso de compras no mercado paralelo faça um registo de saída de caixa com consentimento dos vizinhos (ao menos, de mais duas testemunhas).

5. COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO

Não há nada mais prejudicial para o condomínio do que um mau relacionamento e uma comunicação deficiente.

Leve a informação de forma rápida e fácil a todos e mantenha um expositor físico ou virtual onde todos possam ter acesso enquanto a informação estiver em vigor.

Mantenha um calendário de encontros e assembleias para a discussão de assuntos pendentes e a apresentação de contas.

E, que tal, propor à vizinhança algum evento, festa ou encontro do condomínio para gerar interacção e ambiente de simpatia entre todos?